Politique de protection des données personnelles

Soucieuse du respect de votre vie privée, l’Etude acte 2 (l’« Etude ») est, du fait de ses activités et ses obligations résultant de la réglementation, sensibilisée à la protection des données à caractère personnel de ses contacts établis dans le cadre de dossiers et mission traités par l’Etude, de prestations de services, de candidatures, d’échanges professionnels et des connexions à notre site internet notamment.

La présente politique a pour objectif de vous fournir une information concise et pertinente concernant les traitements de données personnelles effectués pour la mise en œuvre du site internet de l’Etude

Définition d’une donnée personnelle

L’expression « Donnée Personnelle » renvoie à toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Il peut s’agir d’une personne qui pourrait être identifiée directement ou indirectement grâce notamment à son identité physique, physiologique, économique, culturelle ou sociale.

Parmi ces données, certaines peuvent être considérées comme sensibles et font l’objet d’un respect de la réglementation de la part de l’Etude.

Collecte de données personnelles

Les Données Personnelles sont celles que vous fournissez via des formulaires et/ou des demandes de renseignements provenant de l’Etude, ou celles qui sont collectées via des documents reçus ou réunis par l’Etude, que ce soit sous format dématérialisé ou sous format papier.

L’Etude ne collecte que les données nécessaires pour ses activités et met en œuvre les mesures de protection des Données Personnelles dès leur réception. L’Etude ne collecte que les données et informations pertinentes, adéquates et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Objectifs du traitement des données personnelles

Vos données sont traitées dans la stricte limite de ce qui est nécessaire.

Selon les cas, les Données Personnelles pourront être utilisées dans l’un des buts suivants :

• traitement de dossiers et missions de conseils ;
• communiquer avec vous dans le cadre de nos relations d’affaire avec nos clients, fournisseurs et partenaires personnes morales ;
• demander, obtenir ou recevoir des informations sur l’Etude ;
• participer à nos actions de communications, informations juridiques et organisation d’évènements ;
• participer à des enquêtes de satisfaction, analyses et statistiques afin d’améliorer nos services ainsi que la connaissance de nos clients et prospects ;
• gérer des candidatures à un poste.

Traitement des données personnelles

Les Données Personnelles sont traitées par l’Etude dans les cas autorisés par la réglementation et en particulier dans les conditions suivantes :

• dans le cadre de l’activité d’Office Notarial de l’Etude ;
• lorsque vous avez manifesté un consentement libre, spécifique, éclairé et univoque concernant le traitement de Données Personnelles ;

• lorsque cela est nécessaire à la préparation et l’exécution d’un contrat ou d’une mission ;
• pour le respect de la réglementation à laquelle est soumis l’Etude de par son activité d’Office Notarial mais également au titre d’obligations connexes (telle que la lutte contre la fraude, le blanchiment et le terrorisme) ;
• lorsque les intérêts légitimes de l’Etude peuvent être de nature à justifier un traitement par elle (tels que les mesures de sécurité informatique, les modifications apportées à notre infrastructure informatique ou les changements de prestataires).

Pour les mineurs, ce consentement doit être donné ou autorisé par le titulaire de la responsabilité parentale.

Destinataires des données personnelles

Les Données Personnelles étant confidentielles, seuls les membres de l’Etude habilités ou des personnes dûment habilitées par l’Etude peuvent y accéder, sans préjudice de leur éventuelle transmission aux organes chargés d’une mission de contrôle ou d’inspection conformément à la Règlementation, ainsi qu’à leur communication à tous tiers habilités.

Vos données peuvent être transmises à nos partenaires si cela est nécessaire pour le traitement du dossier, ou à nos prestataires tenus par une obligation de confidentialité.

Protection des données personnelles

L’Etude veille à protéger et sécuriser les Données Personnelles afin d’assurer leur confidentialité et ainsi empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à des tiers non autorisés en mettant en place des mesures techniques et organisationnelles et ce, pendant la durée nécessaire à l’exercice des finalités poursuivies conformément à la règlementation.

Cependant, aucune transmission ou aucun stockage de données ne sont jamais totalement sécurisés. En conséquence, nous ne pouvons pas garantir la sécurité infaillible de l’information transmise ou stockée sur les serveurs d’hébergement.

Lorsque la divulgation de Données Personnelles à des tiers est nécessaire et/ou autorisée, et sauf obligations de l’Etude résultant de la réglementation, cette dernière s’assure que ces tiers garantissent aux données concernées le même niveau de protection que celui leur étant offert par l’Etude et exige des garanties contractuelles afin que, notamment, les données soient exclusivement traitées pour les finalités poursuivies, avec le niveau de confidentialité et de sécurité requis.

Conformément à la règlementation, en cas d’atteinte avérée aux Données Personnelles susceptible d’engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées, l’Etude s’engage à communiquer cette violation à l’autorité de contrôle compétente et, lorsque cela est exigé par ladite réglementation, aux personnes concernées.

Transfert des donnees hors union europeenne

Les données personnelles ne font l’objet d’aucun transfert dans un pays situé hors Union Européenne.

Les données nécessaires à l’élaboration des statistiques et de mesures d’audience sont susceptibles d’être traitées hors Union Européenne, conformément à la politique de gestion des données mise en place par le responsable de chaque éditeur.

Durée de conservation des données personnelles

Les Données Personnelles sont conservées pour le temps nécessaire à l’accomplissement des dossiers/missions et des relations, en respectant les règles d’archivage sécurisées propres à la profession et dans le cadre des obligations résutant de la réglementationapplicables à la profession.

Les durées de conservation sont :

• Données Personnelles des clients/prospects/partenaires d’affaires : pendant toute la durée de relation et de traitement des dossiers et, au plus tard, trente (30) ans après le dernier contact avec ce dernier ou l’archivage informatique de son dossier ;
• Données Personnelles de connexion à notre site internet : un (1) an après la dernière connexion ;
• Données Personnelles des candidats : durée nécessaire au traitement de la candidature et, en cas d’issue négative, un (1) an après le dernier contact (sauf accord du candidat pour une durée plus longue).

Droits des titulaires des donnees personnelles

Vous disposez du droit de demander l’accès à vos données à caractère personnel et la rectification des données inexactes.

1. Droit d’accès et de communication des Données Personnelles

Vous avez la faculté d’accéder aux Données Personnelles qui vous concernent.

Cependant, en raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe à l’Etude, vous êtes informé que votre demande sera traitée sous réserve que vous rapportiez la preuve de votre identité, notamment par la production d’un titre d’identité valide.

2. Droit de rectification et de suppression des Données Personnelles

Vous pouvez demander la rectification, la mise à jour ou encore l’effacement de Données Personnelles vous concernant qui peuvent s’avérer le cas échéant inexactes, erronées, incomplètes ou obsolètes.

En outre, vous pouvez définir des directives générales et particulières relatives au sort des données à caractère personnel après votre décès. Le cas échéant, les héritiers d’une personne décédée peuvent exiger de prendre en considération le décès de leur proche et/ou de procéder aux mises à jour nécessaires.

Enfin, sous réserve des exceptions prévues par la règlementation (notamment conservation nécessaire pour respecter une obligation légale, intérêt légitime de l’Etude à conserver les données), vous avez le droit de demander à l’Etude l’effacement, dans les meilleurs délais, de vos Données Personnelles, lorsque l’un des motifs suivants s’applique :

• vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou autrement traitées ;
• vous souhaitez retirer votre consentement sur lequel était fondé le traitement de vos Données Personnelles et il n’existe pas d’autre fondement justifiant ce traitement ;
• vous considérez et pouvez établir que vos Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;
• vos Données Personnelles doivent être effacées en vertu d’une obligation légale.

3. Droit de retrait du consentement au traitement de Données Personnelles

Pour tout traitement de vos Données Personnelles sur la base de votre consentement, celui-ci peut être retiré à tout moment. En revanche, et conformément à la règlementation, le retrait de votre consentement ne vaut que pour l’avenir et ne saurait donc remettre en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

4. Droit d’opposition au traitement de vos données

L’exercice de ce droit n’est possible que dans l’une des deux situations suivantes :

• lorsque l’exercice de ce droit est fondé sur des motifs légitimes ; ou
• lorsque l’exercice de ce droit vise à faire obstacle à ce que les données recueillies soient utilisées à des fins de prospection commerciale.

5. Exercice de vos droits – Nous contacter

Vous pouvez exercer les droits dont vous disposez :

• en envoyant un e-mail à l’Etude : contact@acte2-notaires.fr
• en envoyant un e-mail au Délégué à la protection des données ; ou
• en adressant un courrier postal à l’Etude.

Votre demande sera traitée dans les meilleurs délais, sous réserve de justifier de votre identité en joignant une copie de votre titre officiel d’identité à votre e-mail ou courrier.

Conformément à la réglementation, vous pouvez accéder aux données vous concernant. Le cas échéant, vous pouvez demander la rectification ou l’effacement de celles-ci, obtenir la limitation du traitement de ces données ou vous y opposer pour des raisons tenant à votre situation particulière. Vous pouvez également définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, la CNIL pour la France.

Politique relative aux cookies

Lors de vos connexions sur le site web de l’Etude, des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers dénommés « cookies ».

Lors de la navigation sur le site internet, des outils de traçage peuvent générer et déposer un ou plusieurs cookie(s) sur votre terminal. Ils peuvent notamment faciliter votre navigation (ex : mémorisation de votre identifiant), établir des statistiques et des mesures d’audience afin d’améliorer le site internet.

Les informations recueillies par le biais des cookies ne permettent en aucune manière de vous identifier nominativement. Elles sont utilisées exclusivement pour nos besoins propres afin d’améliorer l’interactivité et la performance de nos sites.

Aucune de ces informations ne fait l’objet d’une communication auprès de tiers sauf lorsque l’Etude a obtenu au préalable votre consentement ou bien lorsque la divulgation de ces informations est requise par la loi, sur ordre d’un tribunal ou toute autorité administrative ou judiciaire habilitée à en connaître.

Pour de plus amples informations concernant les outils de maîtrise des cookies, vous pouvez consulter le site internet de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/cookies-les-outils-pour-les-maitriser.

Gérer les cookies

Vous pouvez accepter, refuser ou exprimer vos préférences en matière de cookies directement via le bandeau d’information et de recueil du consentement au dépôt des cookies qui s’affiche lors de votre première visite sur le site.

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